Sistem Informasi : Ini dia Pengertian, Tujuan dan 5 Manfaatnya dalam Bisnis!

sistem informasi

Hai BroTech! Tau ngga sih kalau sistem informasi merupakan hal penting yang sangat berkaitan dengan perkembangan teknologi loh!

Nah untuk tau lebih dalam lagi yuk kita bahas pengertian, manfaat dan komponen-komponen dari sistem informasi!

Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi

Sistem informasi secara general dikenal sebagai perangkat lunak yang dapat membantu pengaturan atau analisis data. Tujuan utama untuk mengubah data mentah menjadi informasi yang berguna bagi suatu instansi atau organisasi. Lewat hasil pemrosesan data menjadi informasi inilah nantinya pengambilan keputusan dalam suatu organisasi dapat dilakukan secara observatif.

Menurut Ensiklopedia Britannica, didefinisikan sebagai seperangkat komponen yang terintegrasi dan bertugas untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data. Pemrosesan data ini tadi akan menghasilkan produk digital dan menyediakan informasi bagi bisnis atau organisasi dalam operasional mereka.

Sistem informasi dapat mendukung proses interaksi suatu badan usaha atau bisnis dengan pelanggan dan pemasok, serta dapat menganalisis persaingan pasar. Adanya sistem ini juga dapat menunjang proses rantai pasokan antar bisnis secara elektronik lewat otomatisasi tertentu. Sistem ini umumnya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar untuk memudahkan mereka dalam mengobservasi dan menganalisis data produk dan pemasaran secara lengkap dan tepat guna.

Jika dilihat dari ranah teknologi, sistem informasi merupakan jaringan pelengkap perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan oleh organisasi untuk mengumpulkan, menyaring, memproses, membuat, dan mendistribusikan data. Selain itu, merupakan kombinasi dari perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan telekomunikasi yang dibangun dan digunakan untuk distribusi informasi dan pengaturan organisasi, baik komersial maupun nonkomersial.

Sistem informasi berisi komponen-komponen yang saling terkait dan nantinya akan mengontrol, menganalisis, memvisualisasi, dan menyampaikan informasi kepada sistem terpusat dalam suatu organisasi. Komponen-komponennya nantinya menentukan capaian dan formula pemrosesan data menjadi suatu informasi yang kredibel.

Tujuan Sistem Informasi

1. Mengumpulkan data masukan

Menjadi tempat untuk mengumpulkan data yang dimasukan (input) oleh pengguna dalam suatu institusi. Masukan data ini menjadi sumber utama berlangsungnya informasi sistematis dalam suatu organisasi tersebut secara operasional.

2. Menyimpan data

Setelah mengumpulkan data, sistem informasi akan menyimpan semua data mentah ke dalam sistem untuk nantinya diproses. Penyimpanan data ini tentu saja berlaku bagi semua data, baik data relevan maupun tidak. Namun, fungsi yang satu ini amat menentukan proses pengolahan data menjadi informasi nantinya.

3. Menghasilkan luaran informasi

Setelah dirasa semua data tersimpan dalam periode tertentu, sistem ini akan berfungsi untuk menganalisis data menjadi sebuah luaran (output) informasi sesuai kebutuhan organisasi. Selain itu, pengguna tentunya memiliki beberapa formula tertentu untuk proses pengolahan data, sehingga nantinya dihasilkan informasi yang relevan bagi kebutuhan mereka.

Manfaat Sistem Informasi dalam Bisnis

1. Pengambilan Keputusan Cepat

Penggunaan sistem manajemen dari layanan dapat membantu perusahaan Anda mengambil keputusan cepat saat dibutuhkan. Kondisi bisnis yang dinamis tidak mengijinkan kesalahan sekecil apapun, dan selalu menuntut keputusan cepat untuk kondisi kritis.

Dengan data yang terarsip dengan baik dan bisa disajikan sesuai kebutuhan, analisa yang diperlukan bisa disusun sedemikian rupa sehingga perusahaan mampu mengambil keputusan terbaik dengan waktu yang tidak terlalu banyak.

Kemudahan penyimpanan dan pengarsipan data ini akan sangat berguna untuk menyusun analisa dan perencanaan. Sebagai langkah persiapan, prediksi dan prakiraan wajib dilakukan untuk mempersiapkan diri menghadapi resiko krisis yang mungkin melanda.

2. Meminimalisir Adanya Tindak Kecurangan dan Kebocoran Data

Keberadaan basis data yang dikelola secara terpadu di dalam perusahaan, memungkinkan Anda mengelola data ini dengan terbuka, sekaligus tetap menjaga kerahasiaannya. Tapi apa maksudnya kalimat tersebut?

Terbuka, dalam rangka memberikan transparansi dan kemudahan akses pada pihak yang memerlukan data ini, sekaligus menjalankan fungsi pengawasan. Jadi tidak ada kecurangan yang dilakukan. Sistem manajemen ini memungkinkan semua pihak melihat secara langsung riwayat input yang dimasukkan, sehingga mudah dideteksi ketika ada data yang salah atau sengaja dibuat salah dengan tujuan tertentu.

Rahasia, karena akses pada data bisa diatur sedemikian rupa sehingga hanya staf yang berkepentingan saja yang bisa masuk dan menggunakan data tersebut. Dengan begini, potensi kebocoran data bisa diminimalisir, dan rahasia perusahaan tetap aman.

3. Meningkatkan Daya Saing Perusahaan

Seperti yang sedikit dibahas pada poin pertama tadi, daya saing perusahaan secara umum akan turut meningkat. Optimalnya pengelolaan data ini akan membuat perusahaan bekerja lebih cepat, lebih adaptif, serta lebih responsif pada keadaan.

Tanpa meninggalkan nilai utama yang menjadi dasar perusahaan, perkembangan perusahaan bisa dipercepat dalam skala tertentu. Akses data yang diperlukan bisa dipermudah, proses birokrasi bisa dipercepat, dan semua urusan terkait validasi data bisa dilakukan secara langsung..

4. Proses Bisnis Cepat dan Efisien dengan Sistem Informasi Manajemen

Keempat, adalah perusahaan Anda akan mendapat menjalankan proses bisnis dengan lebih cepat dan efisien. Tidak sedikit perusahaan yang gagal mengikuti perkembangan zaman karena bertahan dengan pengelolaan konvensional yang dimiliki, dan berakhir pada ketidakmampuan memenuhi kebutuhan pasar.

Dengan pengelolaan data yang optimal, perusahaan bisa memfokuskan setiap effort-nya pada bagian strategis. Mulai dari perencanaan produksi, eksekusinya, distribusi, strategi penjualan, strategi pemasaran, hingga pengembangan perusahaan secara umum.

Memang terdengar cukup sederhana, terkait dengan pengelolaan data ini. Namun jika perusahaan dan setiap stafnya gagal memahami signifikansi pengolahan data efektif yang dilakukan perusahaan maka bukan tidak mungkin perusahaan juga akan turut dalam gelombang kegagalan yang banyak terjadi.

5. Penghematan Biaya Operasional Perusahaan

Meski tidak terjadi secara sering, namun duplikasi data di berbagai sektor perusahaan juga akan memakan waktu dan biaya untuk diselesaikan. Terkadang urusan pengadaan barang atau pemesanan bahan baku yang dimasukkan berulang, akan membawa kerugian untuk perusahaan Anda.

Data-data ini akan diolah dengan baik sehingga dapat diidentifikasi ketika ada masukan ganda. Sistem akan dapat memberikan peringatan bahwa data yang sama sudah dimasukkan, dan apakah data ini valid dan masih perlu dimasukkan kembali.

Dengan begini Anda bisa memiliki basis data yang benar-benar valid, kuat, dan bisa menjadi dasar setiap proses yang dilakukan di perusahaan.

Memiliki sistem manajemen yang kuat memang menjadi satu keharusan untuk perusahaan yang masih ingin bertahan dan berkembang. Bukan tanpa sebab, modernisasi yang terjadi harus disikapi dengan baik, dengan adaptasi dengan teknologi baru yang beredar saat ini.

Komponen Sistem Informasi

Setelah tau tujuan dan manfaat dari sistem informasi penting juga untuk mengetahui komponen komponennya loh BroTech!

1. Perangkat keras komputer

Komponen utama dan pertama dari sebuah sistem informasi adalah adanya perangkat keras berupa komputer dan perangkat kabel lainnya. Umumnya, komponen ini dibangun dengan sistem komputer terdistribusi dengan server pemrosesan paralel.

Keberadaan server pemrosesan paralel yang kuat dalam sistem informasi dapat menjangkau integrasi sistem komputer dalam sebuah organisasi. Hal ini yang nantinya berperan secara otomatis untuk proses input data dari komputer pengguna menuju server utama.

Mulanya, perangkat keras juga dibebani oleh penyimpanan dengan ukuran besar demi dapat menunjang pemrosesan sistem informasi. Namun saat ini, hal tersebut telah didukung dengan penyimpanan berbasis cloud dan dapat diakses melalui jaringan telekomunikasi internal organisasi.

2. Perangkat lunak komputer

Selain perangkat keras, sebuah organisasi yang ingin membangun sistem informasi memerlukan perangkat lunak atau aplikasi untuk menjalankan pemrosesan secara otomatis. Sistem utama dari sistem informasi itu sendiri berasal dari pengembangan aplikasi ini. Umumnya, perangkat lunak dalam sistem informasi dibagi untuk sistem dan aplikasi.

Perangkat lunak dalam komputer sistem informasi dapat bertugas untuk mengelola perangkat keras, data program, dan sumber daya sistem lainnya, serta menyediakan sarana bagi pengguna untuk mengontrol penggunaan grafis.

Perangkat lunak aplikasi dalam sistem informasi biasanya berbentuk suatu program yang dirancang untuk menangani tugas-tugas tertentu bagi pengguna. Salah satu contoh dari perangkat lunak ini adalah adanya rangkaian aplikasi dengan spreadsheet untuk program pengolahan tugas dalam industri yang dibangun secara vertikal, seperti penjadwalan, perutean, dan pelacakan produk.

3. Telekomunikasi

Untuk sinkronisasi sistem informasi dengan seluruh perangkat komputer di dalam organisasi diperlukan adanya integrasi telekomunikasi. Umumnya, komponen ini berbentuk portabel atau kabel seperti koneksi internet lokal area (LAN), sensor identifikasi frekuensi radio dan beberapa perangkat untuk melacak proses produksi atau operasional organisasi.

Sistem informasi memerlukan komponen telekomunikasi karena sifatnya yang mengumpulkan banyak data dan mengolahnya menjadi informasi. Informasi ini juga nantinya dapat diakses secara terintegrasi oleh semua pengguna dalam suatu organisasi, Oleh karena itu, adanya jaringan eksklusif seperti intranet dapat menunjang kinerja sistem informasi dan memperkuat sistem keamanannya dari pihak eksternal.

4. Basis data dan penyimpanan

Sistem informasi memerlukan basis data dan ruang penyimpanan untuk membuatnya bekerja. Tanpa adanya basis data dan ruang penyimpanan yang cukup, informasi yang dihasilkan tidak dapat maksimal dan terbatas. Oleh karena itu, keberadaan basis data yang merupakan kumpulan data saling terkait dan teratur dalam berbagai kriteria ini menjadi penting bagi sistem informasi.

Basis data ini bisa dicontohkan dari catatan karyawan dalam suatu organisasi atau perusahaan, serta katalog produk yang pernah ada dalam perusahaan tersebut. Basis data (database) dapat digunakan untuk mendukung operasional dan fungsi manajemen suatu perusahaan dari waktu ke waktu. Adanya basis data juga dapat digunakan untuk proses evaluasi atas informasi terkini dengan data di masa lampau.

5. Sumber daya manusia dan prosedur

Beberapa sistem informasi digunakan untuk proses otomatisasi produksi atau operasional berbasis data yang kuat. Pemrosesan data ini tentunya memerlukan sumber daya manusia yang cakap sebagai personel teknis dalam pengelolaan sistem informasi.

Seluruh pekerja dalam suatu organisasi harus dilatih untuk memanfaatkan sistem informasi secara maksimal. Hal ini ditujukan agar operasional organisasi dapat berjalan lebih cepat dan efisien. Oleh karena itu, diperlukan pula adanya prosedur penggunaan atau pengoperasioan sistem informasi oleh banyak pengguna.

Begitu pula nantinya diadakan pula pemeliharaan sistem informasi untuk proses otomatisasi jadwal penggajian, produksi, manajemen surat, dan lain sebagainya.

Baca Juga : Teknologi Informasi : Ini dia Pengertian, 6 Manfaat dan Peran Pentingnya bagi Bisnis!

Nah itu dia pengertian, tujuan dan manfaat sistem informasi di dunia bisnis nih BroTech! Gimana sejauh ini sudah paham dong?

Bagi BroTech yang tertarik dengan sistem informasi bisa dipelajari lagi ilmu nya lebih dalam ya dan ikuti sosial media instagram kami @solit.official untuk tau informasi menarik lainnya!

2 Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *